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FAQ Especial Junta Ordinaria para la aprobación de cuentas anuales: las 20 preguntas mas frecuentes

Teniendo en cuenta que el verano se acerca y que, por tanto, antes de irnos de vacaciones la mayoría de las empresas deberán haber formulado, aprobado y depositado las cuentas anuales en el Registro Mercantil, a continuación hacemos un breve resumen de las preguntas más frecuentes o dudas más habituales que pueden surgirles en relación a la aprobación de las cuentas anuales:

1.-  ¿Qué es la formulación de las cuentas anuales? Es la preparación de la documentación relativa a las cuentas sociales (donde se determina el resultado del ejercicio social cerrado y la propuesta de distribución del mismo) que, posteriormente, se presenta a la Junta para su aprobación.

2. ¿Quién debe formular las cuentas anuales de una Sociedad? El órgano de Administración de la Compañía. En el supuesto que una Sociedad tenga Consejo de Administración, la formulación de las cuentas corresponderá a dicho Consejo, no siendo posible la delegación de esta función en un Consejero Delegado (en caso que la sociedad hubiese nombrado alguno). 

3.- ¿Cuál es el plazo para realizar dicha formulación? La ley establece un plazo máximo de 3 meses desde la fecha de cierre del ejercicio social.

4.- ¿Y el plazo legal para aprobar las cuentas anuales? El plazo máximo es de 6 meses desde la fecha de cierre del ejercicio social.

5.- ¿Quién debe aprobar las cuentas anuales? La Junta General de Socios o de Accionistas (según nos encontremos ante una S.L. o una S.A).

6.- ¿Existe un plazo para presentar las cuentas anuales en el Registro Mercantil? Sí, deberán presentarse dentro del mes siguiente a su aprobación por la Junta General.

(Por ejemplo, si una Sociedad cierra su ejercicio social a 31 de diciembre –que es lo más habitual-, el plazo máximo para formular las cuentas anuales será el 31 de marzo; el de aprobación de las mismas, el 30 de junio; y el de su presentación  en el Registro Mercantil, el 30 de julio).

7.- ¿Cuándo conviene convocar la Junta para aprobar las cuentas? Salvo que estemos totalmente seguros que la Junta vaya a ser Universal (esto es, que vaya asistir el 100% del capital social, ya sea personalmente o debidamente representado) y que los asistentes decidan por unanimidad celebrar la Junta con dicho carácter Universal, la Junta deberá convocarse siempre obligatoriamente. Por tanto, en caso de duda sobre la posible asistencia de algún socio o accionista, y/o en caso que no exista buena relación entre los mismos, aconsejamos siempre convocar la Junta para evitar problemas y asegurarnos que la constitución de la Junta sea válida.

8.- ¿Quién debe convocar la Junta General? El Órgano de Administración de la Sociedad.

9.- ¿Cuál es el contenido mínimo que debe tener la convocatoria? La convocatoria de la Junta debe realizarse de conformidad a los requisitos establecidos en la ley y en los Estatutos de la Sociedad. Entre otros, deberán constar en dicha convocatoria los siguientes puntos: nombre de la Sociedad, fecha y hora de la Junta, orden del día, cargo de la persona/s que convocan la Junta, así como se deberá hacer constar expresamente, el derecho que asiste a cualquier socio, a partir de dicha convocatoria, a obtener de la Sociedad, de forma inmediata y gratuita, los documentos que han de ser sometidos a la aprobación de la Junta (en este caso concreto, los documentos comprensivos de las cuentas anuales incluidos, en su caso, el informe de gestión y de auditoría).

Por tanto, es muy importante verificar que la convocatoria cumpla con todos  los requisitos legales y estatutarios previstos, ya que, en caso contrario, ésta será nula, comportando así, la nulidad de la Junta y de los acuerdos adoptados en la misma. 

A su vez, deberemos también comprobar que antes de convocar la Junta, tengamos preparados todos los documentos relativos a las cuentas anuales que habrán de ser sometidos a su aprobación, dado que cualquier socio está facultado para solicitarlos.

10.-  ¿Cómo se debe enviar o publicar dicha convocatoria? Si la Sociedad tiene página web, mediante anuncio publicado en la misma siempre que la web conste debidamente inscrita en el Registro Mercantil. En caso contrario, mediante anuncio publicado en el Boletín Oficial del Registro Mercantil y en uno de los diarios de mayor circulación en el municipio donde se encuentre el domicilio social. No obstante lo anterior, los Estatutos de la Sociedad (ya sea S.L o S.A) podrán sustituir estos sistemas por la comunicación individual y escrita de dicha convocatoria (a través de mecanismos que aseguren la correcta recepción) a todos los socios de la Compañía, por ejemplo, a través de burofax o carta certificada con acuse de recibo.

11. ¿Qué plazo mínimo debe existir entre la fecha de publicación del anuncio  de convocatoria y el día previsto para la Junta? 1 mes para las S.A, y 15 días para las S.L. Dicho plazo empezará a computarse desde el día siguiente a la publicación de la convocatoria en la página web de la Sociedad o desde la publicación del último anuncio en el diario o BORME. En caso de convocatoria individual a cada socio, el plazo se computará a partir de la fecha en que se hubiese remitido el anuncio de convocatoria al último de los socios.

12. ¿Se podrá tratar en dicha Junta General otros asuntos además de la aprobación de las cuentas anuales? Sí, se podrán tratar más asuntos siempre y cuando los mismos hayan sido debidamente incluidos en el Orden del Día de la convocatoria. En caso que los socios decidan expresamente que la Junta se celebre con carácter Universal, se podrán tratar todos los asuntos que éstos deseen.

13.- ¿Interesa expresamente que en la celebración de dicha Junta se trate algún otro tema además de la aprobación de las cuentas anuales? Sí, otro asunto estrechamente ligado a las cuentas anuales y a menudo el gran olvidado: la aprobación (si procede), de la gestión del Órgano de Administración de la Sociedad. Evidentemente, deberá incluirse dicho punto en el Orden del Día de la convocatoria en caso que desee tratarse en la Junta.

14. ¿Quién puede solicitar complemento de convocatoria? Aquéllos accionistas que representen al menos el 5% del capital social podrán solicitar, dentro de los 5 días siguientes a la publicación de la convocatoria, un complemento a la misma incluyendo más puntos a tratar en la Junta General. Dicho complemento deberá publicarse con 15 días de antelación a la fecha fijada para ésta, ya que en caso contrario, será causa de nulidad de la reunión. Se trata únicamente de un  derecho que la ley de Sociedades de Capital reconoce para las S.A.

15.- ¿Dónde se deberá celebrar la Junta? Salvo que la Junta sea universal (que se podrá celebrar donde deseen los socios), la Junta deberá celebrarse dentro del municipio donde la Compañía tenga su domicilio social.

(Por ejemplo, si una sociedad tiene su domicilio social en Barcelona y decide hacer la Junta en Gavá sin que sea Universal, dicha Junta será nula).

16. ¿Tienen los socios de las Sociedades Limitadas derecho a examinar algún otro documento adicional? Sí, de conformidad a la ley y salvo disposición contraria en los Estatutos, los socios que representen al menos el 5% del capital de la Sociedad de Responsabilidad Limitada, podrán examinar en el domicilio social, por sí solos o con un experto contable, los documentos que sirvan de soporte y de antecedente de las cuentas anuales.

A diferencia del derecho de complemento de convocatoria aplicable sólo a los socios de Sociedades Anónimas, éste se trata de un derecho que la ley reconoce únicamente para los socios de Sociedades de Responsabilidad Limitada.

17.- ¿Qué es el derecho de información que asiste a los socios?

Recuérdese que todos los socios y accionistas tienen derecho a solicitar a los administradores de la Compañía la información que consideren oportuna sobre los asuntos comprendidos en el orden del día (en el caso de las S.A, los accionistas podrán solicitar dicha información hasta el 7º día anterior a la fecha prevista para la Junta). Los administradores estarán obligados a facilitarla salvo que consideren que con dicha difusión pueda perjudicarse el interés social. No obstante lo anterior, no podrán negarse a facilitar la información solicitada cuando la petición provenga de  socios o accionistas que representen, al menos, el 25% del capital social. 

18. ¿Puede solicitarse la presencia de un notario en la Junta General? Sí, los administradores podrán requerir la presencia de notario voluntariamente cuando lo consideren oportuno, y estarán obligados a hacerlo siempre que, con al menos 5 días de antelación al previsto para la celebración de la Junta, lo soliciten socios que representen al menos el 1% del capital social en las S.A o el 5% en caso de S.L.

Esta opción es especialmente recomendable cuando interesa dejar constancia de todo lo que acontece en la Junta, ya sea porque los socios no están bien avenidos, ya porque preveamos que, por los motivos que sea, va a ser una Junta especialmente conflictiva.

Los honorarios notariales serán a cargo de la Sociedad.

19.- ¿Puede nombrarse un auditor de cuentas aunque la Sociedad no esté obligada a auditarse? Sí, antes de la finalización del ejercicio social, la Sociedad o su Órgano de Administración podrá nombrar voluntariamente Auditor de cuentas e inscribirlo en el Registro Mercantil. En caso que no esté nombrado e inscrito en el Registro, la ley reconoce el derecho de la minoría a que, dentro de los tres meses siguientes al cierre del ejercicio,  pueda solicitar al Registro Mercantil el nombramiento de un auditor de cuentas para ese ejercicio, siempre con cargo a la Sociedad.

20. ¿Qué se debe hacer una vez aprobadas las cuentas anuales?

En primer lugar, redactar el acta de Junta correspondiente, transcribirla al libro Oficial de Actas de la Sociedad y firmarla por todos los socios asistentes a la reunión, incluyendo el Presidente y Secretario de la misma. Posteriormente, el Órgano de Administración deberá expedir el correspondiente certificado y presentar éste, conjuntamente con el resto de documentación relativa a las cuentas anuales (entre otra, el Balance, Cuenta de Pérdidas y Ganancias, estado de cambios en el Patrimonio Neto, Memoria, y estado de Flujos de Efectivo, etc.) en el Registro Mercantil hasta que quede depositada correctamente.  

En conclusión, una correcta planificación de la Junta es esencial para asegurarse la válida constitución de la misma, así como, en su caso, de los acuerdos que en ésta se adopten. Como siempre, en ESTUDI JURÍDIC SÁNCHEZ & DE CANALS estamos a su entera disposición para resolver las posibles dudas que puedan surgirles al respecto.  

Publicado por Anna Vázquez Vargas 

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